پلمپ دفاتر به چه معناست؟
پس از ثبت شرکت تجاری، یکی از اولین اقداماتی که باید انجام شود پلمپ دفاتر قانونی است. انجام این کار ارتباطی با میزان فعالیت شرکت ندارد. یعنی صرف نظر از اینکه شرکت شما در حال حاضر فعال است یا خیر، پلمپ دفاتر باید انجام شود. در همین ابتدای امر باید ذکر کنیم که هیچ تفاوتی بین پلمپ دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر تجاری وجود ندارد و در واقع هر دو به یک معنا هستند.
با این اوصاف شاید از خودتان بپرسید که که دفتر پلمپ چیست؟ همه شرکتها و اشخاص حقیقی یا حقوقی برای ثبت هزینه‌ها و درآمدهای خود در بازه‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه و اظهار کردن آنها ملزم به وارد کردن اطلاعات حساب و کتاب خود در این دفاتر هستند. این دفاتر برای اینکه مورد قبول اداره مالیات قرار بگیرند و قابل استناد باشند باید پلمپ شوند، یعنی باید به امضای نماینده اداره ثبت برسد. این دفاتر از این جهت حائز اهمیت است که مانع هرگونه تقلب و جابجایی ثبت گزارش‌های مالی می‌شود ولی در صورتی که دفاتر قانونی پلمپ نشده باشند برای بازرسین مالیاتی فاقد اعتبار خواهند بود.
در واقع دفاتر پلمپ اشاره به دفاتری دارد که محل ورود اطلاعات مربوط به عملکرد مالی شرکت است. دفاتر پلمپ شرکت حاوی ریز لیست هزینه ها و در آمدهای شرکت است که معیار محاسبه مالیات بر درآمد اشخاص حقیقی یا حقوقی به حساب می‌آید. بدین معنی که بر اساس قوانین مالیاتی کشور هرشخص موظف است ۲۵% از سود خالص سالانه خود را به عنوان مالیات بپردازد و نحوه محاسبه سود خالص هر شخص یا شرکت از تفریق درآمدها و هزینه های وی حاصل می شود و این هزینه ها و درآمدها در دفاتر پلمپ یافت می شود و توسط ممیز اداره مالیات هر ساله بررسی و بر همین اساس میزان مالیات اشخاص حقوقی یا حقیقی معین می گردد. پیش از اینکه بتوانید از دفتر استفاده کنید، نماینده اداره ثبت، دفاتر تجاری شما را مهر، امضا و شماره‌گذاری می‌کند. سپس می‌بایست اظهارنامه پلمپ دفاتر تکمیل شده و به تایید نماینده ثبت برسد. در ادامه دو طرف قیطان دفاتر با مهر وزارت دادگستری ممهور و منگنه می‌شود به طوری که عملا امکان جابجایی و دست‌بردن در صفحات وجود ندارد. حالا دفاتر قانونی شما آماده استفاده و ثبت رویدادهای مالی بنگاه اقتصادی شماست. در پایان سال حتی اگر دفاتر سفید باشند نیز باید تحویل اداره مالیات شوند. به عبارتی می‌توان گفت پلمپ دفاتر اجباری است حتی اگر شرکت شما هیچ‌گونه فعالیت اقتصادی نداشته باشد.
در ادامه انواع دفاتر قانونی را همراه با تعاریف و کاربردهایشان برای شما شرح خواهیم داد. به طور کلی ۲ نوع دفتر داریم که شامل دفاتر رسمی و غیررسمی است. در ادامه، دسته‌بندی این دفاتر به صورت مشروح آمده است.
انواع دفاتر تجاری
الف) دفاتر رسمی
· دفتر روزنامه
دفتر روزنامه مهم‌ترین دفتر قانونی به شمار می‌رود. این دفتر از جمله دفاتری است که باید پلمپ شود و هر فعال اقتصادی باید به صورت روزانه همه طلب‌ها، بدهی‌ها، مبادلات تجاری و معاملات مربوط به اسناد تجاری از جمله خرید، فروش، ضمانت و… را در آن ثبت کند.علاوه بر این‌ها صادرات، واردات و تنخواه نیز در این دفتر قید می‌شود. دو نوع دفتر روزنامه وجود دارد:
o دفتر روزنامه عمومی
این دفتر مخصوص ثبت کلیه معاملات و عملیات‌های مالی است.
o دفتر روزنامه اختصاصی
در این دفتر عملیات مختلف به تفکیک نوع معامله ثبت می‌شود. دفتر روزنامه عملیات‌های مالی خرید، دفتر روزنامه عملیات‌های مالی فروش دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی یا دریافت‌های نقدی هرکدام دفتر روزنامه اختصاصی به شمار می‌روند.
· دفتر کل
دفتر کل یکی دیگر از دفاتر رسمی است که باید پلمپ شود. دفتر کل دفتری است که کلیه عملیات مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل می‌شود. دفتر کل همان دفتری است که صورت‌های مالی و مانده‌حساب از آن استخراج می‌شود. هر حساب در دفتر کل یک صفحه اختصاصی دارد و معاملات ثبت‌شده در دفتر روزنامه باید حداقل هفته‌ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج شده و با تعیین نوع معامله به طور خلاصه به صفحه مخصوص آن حساب در دفتر کل منتقل شود.
· دفتر دارایی
در حال حاضر دفتر دارایی وجود ندارد و این دفتر جزو دفاتری که باید پلمپ شوند نیست. دفتر دارایی دفتری است که فعال اقتصادی هر ساله، لیست کامل دارایی‌های منقول و غیرمنقول، بدهی‌ها و طلب‌ها را ریز به ریز در آن وارد می‌کند.
· دفتر اندیکاتور (دفتر کپیه)
دفتری است که هر تاجری باید کلیه مخابرات، مراسلات و همچنین کلیه صورتحساب هایی که صادر می نماید را با رعایت تاریخ در آن ثبت نماید. همچنین تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب های وارده خود را به ترتیب تاریخ ورود آن ها مرتب کند و در لفاف مخصوصی ضبط و نگهداری نماید. این دفتر نیز پلمپ نمی‌شود.
ب)دفاتر غیر رسمی
· دفتر معین
دفتر معین جزو دفاتر قانونی غیررسمی است و کاربرد آن مجزا کردن حساب‌های دفتر کل است. از دفاتر معین برای استخراج اطلاعات جزیی از دفتر کل استفاده می‌شود. دفاتر معین به ۳ دسته تقسیم می‌شوند:
o دفتر معین بدهکاران
o دفتر معین بستانکاران
o دفتر معین اموال
به طور کلی می‌توان گفت عملا، گرفتن و پلمب تنها ۲ دفتر برای شرکتها الزامی است. دفتر روزنامه و دفتر کل.
راهنمای مراحل پلمب دفاتر قانونی
برای این کار متقاضی باید به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه کرده و در بخش پذیرش اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی، اطلاعات متقاضی پلمب دفتر را در فرم مربوطه وارد کند. در این بخش بسته به اینکه متقاضی شخص حقیقی یا حقوقی باشد اطلاعات دریافتی از وی تفاوت دارد. در ادامه راهنمای پلمب دفاتر قانونی آمده است.
گام اول: اطلاعات متقاضی پلمب دفتر
در مرحله اول نخستین بخشی که باید تکمیل شود تعیین نوع شخص متقاضی است. نوع شخص متقاضی می تواند یکی از موارد زیر باشد:
حقیقی
شخصیت حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکتها
شخصیت حقوقی غیر از مرجع ثبت شرکتها
شعبه شخصیت حقوقی مرجع ثبت شرکتها
پس از انتخاب نوع شخص متقاضی باید نوع تقویم مالی (شمسی یا میلادی) و شروع سال مالی را دقیقا مشخص کنید. شروع سال، ماه و روز مالی باید بر اساس چیزی که در اساسنامه شخصیت حقوقی ثبت شده انتخاب شود. پایان سال مالی پس از تعیین شروع سال مالی به صورت خودکار محاسبه می‌شود.
حال باید تابعیت متقاضی را مشخص کرده و شماره همراه را وارد کنید. دقت کنید کلیه پیامک‌های مربوط به مراحل انجام کار به شماره‌ای که در این مرحله وارد کرده‌اید ارسال می‌شود.
متقاضیان حقیقی باید مشخصات فردی خود را دقیقا مطابق کارت ملی خود وارد کنند. بدیهی است در صورتی که اطلاعات ثبت شده با استعلام ثبت احوال مغایر باشد موجب رد درخواست می‌شود. نکته دیگری که باید مورد توجه متقاضیان حقیقی پلمب دفاتر باشد نام تجارتخانه است. چون وارد کردن عناوینی مانند شرکت، موسسه و مانند این‌ها در این بخش موجب رد درخواست شما می‌شود.
در مورد وارد کردن آدرس محل دریافت دفاتر پلمب شده لازم است بدانید دفاتر صرفا به آدرسی که در این بخش وارد کرده‌اید ارسال می‌شود پس آدرس خود را به صورت دقیق و با جزییات لازم در این بخش وارد کنید تا از مشکلات بعدی تا حد امکان جلوگیری شود.
در مورد شخصیت حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکتها علاوه بر نکات پیش گفته لازم است که شناسه ملی را وارد کنید.
پس از تکمیل همه بخش‌های این مرحله روی گام بعدی کلیک کنید تا به مرحله بعد بروید.
توجه داشته باشید که اطلاعات وارد شده در این بخش باید مطابق اطلاعات صحیح شرکت باشد در غیر این‌صورت با خطا مواجه می‌شوید و نمی‌توانید از این مرحله عبور کنید.
گام دوم: اطلاعات شخصیت حقوقی
در این مرحله اطلاعات شخص حقوقی بر اساس اطلاعاتی که در گام اول وارد کرده‌اید به شما نمایش داده می‌شود. اطلاعات مربوطه را به دقت بررسی کرده و در صورت تایید تیک گزینه «تایید اطلاعات شخصیت حقوقی» را بزنید. توجه داشته باشید در گام بعدی بر اساس همین اطلاعات «شماره پیگیری» به درخواست شما اختصاص داده می شود.
گام سوم: اطلاعات تکمیل‌کننده اظهارنامه پلمب
همان‌طور که گفتیم در این مرحله میتوانید شماره پیگیری خود را مشاهده کنید. علاوه بر این در این گام می‌بایست سمت تکمیل‌کننده اظهارنامه مشخص و اطلاعات مربوط به یکی از اعضای هیات مدیره در این بخش وارد شود. اطلاعات سایر اعضای هیات مدیره در گام بعد وارد خواهد شد.
گام چهارم: هیات مدیره شرکت یا موسسه
با توجه به اینکه درخواست پلمب دفتر مربوط به شخص حقیقی است یا حقوقی اطلاعات لازم برای این مرحله وارد می‌شود. پس از وارد کردن اطلاعات هر کدام از اعضای هیات مدیره شرکت یا موسسه دکمه «ثبت اطلاعات شخص» را بزنید.
توجه کنید اطلاعات اشخاص با تابعیت ایرانی، با کد ملی (برای اشخاص حقیقی) یا شناسه ملی (برای اشخاص حقوقی) و اطلاعات اشخاص با تابعیت غیرایرانی با کد فراگیر ملی ثبت شود.
کد فراگیر ملی را می توانید از سایت سازمان امور مالیاتی اخذ کنید.
گام پنجم: سمت اعضای هیات مدیره شرکت یا موسسه
در این گام باید سمت و مدت تصدی را مشخص کنید. پس از تکمیل اطلاعات هر شخص روی «ثبت سمت شخص» کلیک کنید تا اطلاعات وی در سامانه ثبت شود.
گام ششم: دفتر مورد تقاضا
در این گام نوع دفتر مورد تقاضا که شامل دفتر کل و دفتر روزنامه است تعیین می‌شود. متقاضی علاوه بر تعیین نوع دفتر می‌بایست تعداد برگ‌های دفتر و تعداد جلدهای دفتر مذکور را نیز معین کند. پس از ورود اطلاعات روی «ذخیره دفتر مورد تقاضا» کلیک کنید. لازم به ذکر است امکان ثبت تقاضا برای پلمب دفاتر خاص نیز وجود دارد.
گام هفتم: تایید صحت اطلاعات
در این گام متقاضی باید صحت اطلاعات خود را تایید کند. این کار با کلیک روی «تایید اظهارنامه پلمب دفتر تجاری و مدارک موردنیاز» انجام می‌شود.
این مرحله یک بخش دیگر را نیز شامل می‌شود. در بخش مدارک مورد نیاز مدارکی را که متقاضی باید آماده و ارسال کند بسته به اینکه شخص حقیقی است یا حقوقی معین شده است. در ادامه مدارک مورد نیاز برای متقاضی حقیقی و حقوقی دفاتر پلمب آمده است.
مدارک لازم برای پلمب دفاتر قانونی
همان‌طور که گفتیم کلیه افراد حقیقی و حقوقی باید دفاتر قانونی را دریافت و پلمب کنند. پیش از هر چیز باید به صورت اینترنتی برای دریافت دفاتر از طریق سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اقدام کرده و پس از طی مراحلی که در بخش قبل گفتیم کد رهگیری دریافت کنید. در ادامه مدارک لازم برای پلمب دفاتر قانونی برای افراد حقیقی و حقوقی آمده است.
مدارک لازم برای پلمب دفاتر قانونی افراد حقیقی
کپی کارت ملی
کپی شناسنامه
اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت کرده‌اید (اظهارنامه باید به امضای متقاضی رسیده باشد)
فرم تکمیل‌شده اظهارنامه پلمب
مدارک لازم برای پلمب دفاتر قانونی افراد حقوقی
کپی کارت ملی مدیر عامل
اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت کرده‌اید (اظهارنامه باید به امضای یکی از مدیران شرکت رسیده باشد)
کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت (در خصوص تغییر مدیران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصیت حقوقی و مرکز اصلی)
اصل یا تصویر مصدق وکالت‌نامه و یا معرفی‌نامه (در خصوص اشخاص حقوقی دولتی)
پس از پذیرش نهایی، چاپ رسید پذیرش درخواست پلمب و چاپ اظهارنامه پلمب دفتر تجاری و سایر مدارک پیش‌گفته باید به سازمان ارسال شود.
توجه داشته باشید بعد از ارسال و پست مدارک، درج بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه الزامی است.
هزینه های پلمب دفاتر تجاری
هزینه های لازم برای پلمب دفاتر قانونی بعد از تایید کارشناس مربوطه مشخص و دفاتر پلمب شده بعد از پرداخت اینترنتی هزینه پلمب دفاتر از طریق پست پیشتاز برای متقاضی ارسال می‌شود.
زمان پلمب دفاتر قانونی
اسفند ماه هر سال آخرین مهلت درخواست متقاضیان برای دفاتر قانونی سال مالی بعدی است. هم‌زمان با این اقدام باید برای پلمب دفاتر سال ملی بعد نیز اقدام کنید و تا قبل از پایان سال درخواست خود را به اداره ثبت تحویل دهید.
این امر در مورد شرکت‌هایی که هنوز فعالیت خود را شروع نکرده‌اند نیز صادق است. در واقع عدم فعالیت شرکت ناظر به گذشته است و نمی‌توان نسبت به آینده یا سال مالی بعد اعلام عدم فعالیت کرد. از طرفی عدم فعالیت شرکت باید در ۴ ماه اول سال مالی بعد یعنی مهلت قانونی تعیین شده اعلام شود و خارج از این بازه شرکت مشمول جریمه مالیاتی خواهد شد. به عنوان مثال عدم فعالیت سال ۱۳۹۷ یعنی از اول فروردین ۹۷ تا آخر اسفند ۹۷ می‌بایست تا ۳۱ تیر ۱۳۹۸ با تسلیم اظهارنامه مالیاتی عدم فعالیت و دفاتر مالی اظهار شود.
پلمپ دفاتر
- ۹۹/۰۲/۲۰